Een eigen congres of evenement waar jouw visie naar voren komt, dat relevant is voor de deelnemers en dat van begin tot eind is uitgedacht. Klinkt goed toch? Maar een eigen congres organiseren, daar gaat veel werk in zitten. Wij kunnen het weten, want wij organiseren al jaren meerdere geslaagde congressen per jaar.
Je kunt heel veel binnen je eigen organisatie regelen, maar het is goed om een partij in te schakelen die je scherp houdt. Die vanuit ervaring je tips en advies kan geven wat voor jouw evenement het handigste is. Die zorgt dat jij die laatste dingetjes of puntje op de “I” niet vergeet. Dat is niet alleen fijn, het geeft ook heel veel rust in het voortraject en op de dag zelf.
Bij DOKh kunnen we verschillende onderdelen van het event uit handen nemen en werken we op basis van jouw behoeften. Lees hieronder wat wij voor je kunnen betekenen maar neem ook zeker even persoonlijk contact op om jouw persoonlijke wensen af te stemmen. Ons team helpt je graag bij het realiseren van een onvergetelijk evenement of congres!
Uw voordelen
- U bespaart tijd
- U focust zich op de inhoud en de onderdelen waar ú goed in bent
- U wordt ontzorgt op de onderdelen die u bij ons uitbesteedt
- Uw evenement wordt op professionele wijze georganiseerd
- Uw evenement wordt onder de aandacht gebracht bij de brede achterban van Stichting DOKh
Wat wij voor u uit handen kunnen nemen
PROJECTMANAGEMENT
Een vast aangewezen contactpersoon van Stichting DOKh zal hét aanspreekpunt zijn voor het gehele traject. Van voorbereidingen tot en met de eindevaluatie.
Werkzaamheden:
- Rapportage; interne/externe evaluaties
- Bewaking van het gehele proces binnen de benoemde verantwoordelijkheden van Stichting DOKh
- Locatie management (afspraken beheren, catering, inrichting, audiovisuele ondersteuning)
- Contact met sprekers/docenten voor input van de workshop/documenten voor het congres en/of accreditatieaanvraag
DEELNEMERSREGISTRATIE
Om de deelnemersregistratie te verzorgen, maken wij een speciale pagina voor uw evenement of congres aan op de website van Stichting DOKh. Vanaf deze plek kunnen deelnemers zich inschrijven.
Werkzaamheden:
- Communicatie over uw evenement zal opgenomen worden in onze nieuwsbrieven
- Verzorgen van de online registratie van de deelnemers
- Bevestigen van inschrijvingen volgens onze inschrijfprocedure en annulering
- Sturen van reminders & laatste info per e-mail
FINANCIELE ONDERSTEUNING
Op een evenement en congres zijn er verschillende geldstromen die je graag overzichtelijk wilt houden en goed wilt laten verlopen.
Werkzaamheden:
- Facturering van alle deelnemers (incl. automatische incasso’s)
- Betaling van docenten, locatie en overige leveranciers
- Budgetbeheer
ACCREDITATIE MANAGEMENT
Belangrijk voor de deelnemende zorgverleners zijn de accreditatiepunten. Deze ontvangen ze na het bijwonen van uw evenement. Voor diverse kwaliteitsregisters verzorgt Stichting DOKh de accreditatieaanvraag en -verwerking volledig.
Werkzaamheden:
- Aanvragen/beheren van accreditatie aanvragen voor de gewenste registers
- Betaling van accreditatie aanvragen
- Verwerken van de accreditatiepunten in de desbetreffende registers van de deelnemers
ONSITE MANAGEMENT
Een goede voorbereiding is noodzakelijk voor een goede uitvoering. Maar een team van experts ter plaatse is onmisbaar. Stichting DOKh brengt desgewenst haar eigen personeel mee om deze dag tot een succes te maken.
Werkzaamheden:
- On site management in het algemeen
- Ontvangst van deelnemers bij informatiebalie
- Bemanning van de informatiebalie gedurende het evenement
- Ontvangst & begeleiding van docenten